L'auditeur arrive, s'installe, et vous tend une référence de produit fini : « Pouvez-vous me retrouver tous les lots de matières premières utilisés, et tous les clients livrés ? » Si cette scène vous fait transpirer, vous n'êtes pas seul. Dans l'agroalimentaire, le test de traçabilité est souvent le moment le plus redouté des audits IFS et BRCGS. Bonne nouvelle : avec une bonne organisation, il peut devenir une simple formalité.
Pourquoi la traçabilité est au cœur des audits IFS et BRCGS
Les référentiels IFS Food et BRCGS Food Safety exigent que l'entreprise puisse suivre ses produits de bout en bout : de la matière première jusqu'au client. C'est aussi une obligation réglementaire en Europe, qui impose de connaître au minimum son fournisseur et son client direct pour chaque produit.
Le test de traçabilité, passage obligé
Pendant l'audit, l'auditeur choisit un lot et vous demande de remonter la chaîne en amont et en aval, souvent avec un bilan matière à la clé. Le tout dans un délai court, généralement quelques heures. C'est là que les failles apparaissent.
Des audits de plus en plus exigeants
Avec la généralisation des audits inopinés, impossible de « préparer le terrain » la veille. Votre traçabilité doit être fiable tous les jours, pas seulement le jour J.
Les difficultés les plus fréquentes lors du test de traçabilité
- des informations dispersées entre papier, Excel et ERP ;
- des numéros de lot mal recopiés ou manquants ;
- des mélanges, reprises ou retraitements mal documentés ;
- un bilan matière qui ne tombe pas juste ;
- une seule personne capable de retrouver l'information… et absente ce jour-là.
Résultat : des heures de recherche, du stress, et parfois une non-conformité qui aurait pu être évitée.
5 bonnes pratiques pour préparer son audit IFS ou BRCGS
1. Cartographier ses flux de traçabilité
Réception, stockage, fabrication, conditionnement, expédition : à chaque étape, identifiez quelles informations sont enregistrées, par qui et sur quel support. Cette cartographie révèle vite les « trous » dans la chaîne.
2. Enregistrer les lots au plus près de la production
Plus un numéro de lot est saisi tard, plus le risque d'erreur augmente. L'idéal est de l'enregistrer au moment même où la matière est consommée, par scan ou saisie directe sur le poste.
3. Faire des tests de traçabilité blancs
N'attendez pas l'auditeur. Réalisez régulièrement des tests internes, sur des produits et des périodes variés, en chronométrant le temps nécessaire. C'est le meilleur moyen de repérer les points faibles et de former les équipes.
4. Documenter les cas particuliers
Reprises, retraitements, mélanges de lots, changements de fournisseur : ce sont souvent ces situations qui font échouer un test. Prévoyez une procédure claire pour chacune.
5. Digitaliser la traçabilité
C'est souvent le levier le plus efficace. Quand chaque consommation de matière, chaque contrôle et chaque expédition est enregistré dans un même système, le test de traçabilité se fait en quelques clics. Les solutions de traçabilité pensées pour l'agroalimentaire, comme celles présentées sur uxp-corp.com, permettent de reconstituer la généalogie complète d'un lot en amont comme en aval, et d'éditer le bilan matière sans ressaisie.
Traçabilité digitale : les bénéfices au-delà de l'audit
Des rappels de produits plus ciblés
En cas de problème, savoir précisément quels lots sont concernés permet de limiter le périmètre d'un retrait ou d'un rappel. Moins de produits détruits, moins de clients impactés.
Une meilleure maîtrise de la qualité
Les données de traçabilité, croisées avec les contrôles qualité, aident à comprendre l'origine des non-conformités et à agir plus vite.
La confiance des clients
Distributeurs et industriels clients sont de plus en plus attentifs à la traçabilité de leurs fournisseurs. Une traçabilité solide devient un vrai argument commercial.
Préparer son audit IFS ou BRCGS : l'essentiel à retenir
Un audit IFS ou BRCGS réussi se prépare toute l'année, pas la semaine d'avant. En cartographiant vos flux, en enregistrant les lots au plus près du terrain, en vous entraînant avec des tests blancs et en digitalisant votre traçabilité, vous transformez l'épreuve la plus redoutée de l'audit en simple formalité. Et le jour où l'auditeur vous tend une référence, vous pourrez sourire.